Eigentümer

Im Bereich Einstellungen unter dem Reiter Eigentum können Sie als Eigentümer sich selbst oder einem Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, auf die DeepBox-Datenablage des Unternehmens-Accounts zuzugreifen. Hierzu klicken Sie auf „Freigabe anfordern“, wählen im Feld „Benutzer“ die gewünschte Person (Mitarbeiter oder sich selbst) aus und senden die Anfrage mit „Freigabe anfordern“ ab. Die ausgewählte Person erhält anschliessend eine Freigabeanfrage und kann den Zugriff auf die Datenablage bestätigen.

Nutzen

Als Eigentümer bestimmen Sie gezielt, welche Mitarbeiter Zugriff auf die in der DeepBox gespeicherten Belege und Dokumente erhalten. Dadurch wird ein schneller und strukturierter Export dieser Unterlagen ermöglicht.

Hinweise und Tipps

Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter im Swiss21-Portal als Benutzer mit gültiger E‑Mail-Adresse erfasst ist, damit er in der Auswahlliste erscheint. Informieren Sie den Mitarbeiter vorab über den Zweck des Zugriffs (z.B. Export von Belegen), damit die Freigabe schnell bestätigt wird. Überprüfen Sie nach der Bestätigung, ob der Mitarbeiter tatsächlich auf die benötigten DeepBox-Ordner zugreifen und Belege exportieren kann. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen oder übernimmt die Aufgabe nicht mehr, müssen Sie dessen Berechtigung auf die DeepBox-Datenablage umgehend wieder entziehen, um die Datensicherheit sicherzustellen.